Pour l’organisation d’une réception, quel que soit le type d’événement, il n’est pas très simple de s’y prendre soi-même sans l’aide de professionnels. Lorsqu’il s’agit d’autant plus d’un événement comme un mariage ou un gala d’entreprise, le recours à un traiteur est presque indispensable. Toutefois, dans le choix du traiteur, certaines petites erreurs peuvent facilement saboter votre organisation. En voici quelques-unes que vous devez absolument éviter !
Prendre le premier venu
Lorsque vous êtes à votre première organisation d’un événement, vous pouvez facilement porter votre choix sur le premier traiteur que vous retrouvez. Il vous fera des propositions qui vous sembleront très alléchantes, et vous penserez que vous ne trouverez peut-être pas mieux ailleurs. Il est toujours intéressant d’explorer plusieurs possibilités avant de faire votre choix. Vous devez savoir que tout professionnel usera des arguments nécessaires pour vous vendre ses services. C’est à vous d’exercer un fort sens de discernement en ne prenant pas une décision avant d’avoir exploré d’autres options.
Choisir à la dernière minute
Cette erreur peut également mettre à mal votre organisation. Lorsque vous ne vous y prenez pas assez tôt dans votre organisation pour chercher un traiteur, vous serez obligé de prendre un traiteur par défaut sans être réellement satisfait de ses propositions. Vous n’aurez en effet pas d’autre choix. Vous pourrez peut-être même payer plus cher alors qu’il était bien possible d’avoir une option plus intéressante d’organisateur de réception. Prenez de l’avance. Commencez la recherche du traiteur très tôt. Vous aurez assez de temps, et moins de pression pour faire un très bon choix.
Faites l’impasse sur les références et les avis
Il est risqué de confier l’organisation de votre réception à un traiteur qui n’a pas de réelle référence à vous montrer. Quels sont les événements dans lesquels il a déjà servi ? Combien d’années d’expérience a-t-il dans le domaine ? Quels sont les avis de ses anciens clients ? Ce ne sont pas des détails, mais plutôt des points importants sur lesquels vous devez bien vous renseigner avant de faire votre choix. Ne soyez pas seulement concentré sur le menu. Il y a bien plus que le repas dans l’organisation d’une réception.
Ne pas définir clairement les termes de votre collaboration
Une réception réussie, ce sont de nombreux paramètres pris en charge avec professionnalisme. Il est donc important de prendre le temps nécessaire pour définir clairement et avec précision tous ces paramètres.
Quel est le menu ? Quels sont les ingrédients qui seront utilisés ? Le traiteur s’occupe-t-il des couverts ? À quelle heure doit-il être en place sur le lieu de la réception ? Combien de serveurs seront déployés ? Etc. Il y a tellement de petits détails qui peuvent rapidement être omis. Le jour j, si le traiteur arrive trop tôt, les plats peuvent finir par perdre de leur chaleur. Et s’il arrive trop tard, les invités seront fatigués de l’attendre et ils ne manqueront pas de se plaindre.
Clarifiez donc chaque petit aspect de l’organisation pour ne pas être déçu le jour j. Constituez surtout une équipe qui sera chargée de veiller au respect de tous ces aspects pendant que vous ne le pourrez pas.